คำกล่าว จะเขียนอย่างไร ?

ในแต่ละปีงบประมาณ สำนักงานมีโครงการจะจัดอบรมและประชุมสัมมนาหลายหลักสูตร บางหลักสูตรต้องร่วมจัดทำกับหน่วยงานของส่วนกลาง ในการจัดการอบรมแต่ละครั้ง นอกจากจะจัดทำโครงการและขออนุมัติแล้ว งานด้านอำนวยการไม่ว่าจะเป็นการแต่งตั้งคณะทำงาน การประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง วิทยากรและด้านอื่น ๆ แล้ว มีงานชิ้นหนึ่งที่หาคนทำยาก และไม่มีใครอยากจะทำด้วย แต่ก็ต้องทำเพราะเป็นหน้าที่บังคับ งานที่ว่าคือ...งานเขียนคำกล่าวรายงาน และคำกล่าวเปิดการอบรม/สัมมนาของประธาน

ผู้เขียนประสบปัญหามาตลอด ระยะแรก ๆ จะค้นหาเรื่องเก่า ๆ ว่าเขาเขียนกันอย่างไร และนอกจากนี้ หากได้ไปอบรมหรือสัมมนาที่ไหน จะนั่งจดหลักการเขียนคำกล่าวของแต่ละงานที่ไป บางงานก็เขียนได้ดี บางงานก็เขียนวกวน แล้วนำข้อดีและข้อเสียของแต่ละงานที่พบเห็น นำมาปรับปรุงและประยุกต์ใช้ ก็พอทำให้การเขียนคำกล่าวพอใช้ได้ แต่ก็ยังไม่ดีเท่าที่ควร

จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผู้ที่จะเขียนคำกล่าวรายงานและคำกล่าวของประธานในพิธีได้ดี จะต้องเป็นบุคคลคนเดียวกันกับคนที่เขียนโครงการ และจัดทำหลักสูตร เพราะจะมีข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ รู้หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ และรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ มากกว่าคนอื่น

นอกจากนี้ผู้ที่จะเขียนคำกล่าวรายงานได้ดี จะต้องเป็นผู้มีความรู้เกี่ยวกับแผนยุทธศาสตร์ และแผนปฏิบัติการประจำปีของสำนักงาน และกฏหมายที่เกี่ยวข้องด้วย จะทำให้การเขียนคำกล่าวได้รวดเร็ว ถูกต้อง สละสลวย และครบถ้วนยิ่งขึ้น

ในการเขียนคำกล่าวรายงาน เป็นการสรุปแนวคิด โครงสร้าง วิธีการ แลผู้สนับสนุนการจัดงานหรือพิธีการนั้น ๆ โดยเขียนให้สั้น มีหลักการเขียนคำกล่าว โดยสรุปได้ดังนี้ (ทองสุข มันตาทร : ศิลปการพูดและการเป็นพิธีกร .บริษัทเพ็ญพริ้นติ้ง จำกัด.ขอนแก่น ๒๕๕๑)

• บทนำขอบคุณประธานในพิธี
• แนวคิดในการจัดงานหรือจัดพิธีการ เช่นกล่าวถึงวัตถุประสงค์  หรือระบุแนวคิดที่มาของโครงการ
• โครงสร้างการจัดงาน เช่น กลุ่มเป้า หลักสูตร ระยะเวลา และวิทยากร
• ผู้มีอุปการคุณหรือผู้ที่สนับสนุนตามสมควร
• ส่วนลงท้าย ซึ่งมักจะลงท้ายด้วยข้อความลักษณะที่ว่า "บัดนี้ ได้เวลาอันสมควรแล้ว " หรือ "บัดนี้ ได้เวลาอันเป็นมงคลฤกษ์แล้ว "

ส่วนคำกล่าวของประธานในพิธีนั้น มีองค์ประอบในการเขียน ดังนี้

• บทนำ เช่น ขอบคุณที่ให้เกียรติเชิญมาเป็นประธาน
• หลักการ หรือแนวคิดกว้าง ๆ ของเรื่องนั้น ๆ โดยอย่าเขียนให้ซ้ำกับของผู้กล่าวรายงาน และนอกจากนั้นคำกล่าวของประธานควรเป็นคติเตือนใจ หรือหลักการที่เกี่ยวข้องในการอบรมด้วย
• กล่าวชมเชย หรือเห็นด้วยกับกิจกรรมที่จัดขึ้น
• กล่าวขอบคุณผู้สนับสนุนหรือผู้อุปการะคุณ ถ้ามีไม่มากควรระบุให้หมด
• ส่วนลงท้าย เช่น พูดว่า "บัดนี้ ได้เวลาอันสควรแล้ว ผมขเปิดการ.....ณ บัดนี้ "

                -----------------------------------------